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Beitrag aus >> Mai 2013
Mindestanforderungen für ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss insbesondere Datum und
Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen. Diesen Anforderungen ist nach einem
Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 1.3.2012 nicht entsprochen, wenn als
Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind, auch wenn diese
Angaben anhand nachträglich erstellter Auflistungen präzisiert
werden.
Im entschiedenen Fall hatte eine GmbH ihrem Gesellschaftergeschäftsführer
F einen Dienstwagen überlassen. Sie begehrte im Rahmen der von ihr
als Arbeitgeberin durchzuführenden Lohnsteueranmeldung, den für
die Dienstwagenüberlassung anzusetzenden geldwerten Vorteil nicht mit
der 1-%-Regelung, sondern auf Grundlage von Fahrtenbüchern zu
versteuern. Die Fahrtenbücher wiesen allerdings neben dem jeweiligen
Datum zumeist nur Ortsangaben auf (z. B. "F - A-Straße - F",
"F - B-Straße - F"), gelegentlich auch die Namen von
Kunden oder Angaben zum Zweck der Fahrt (z. B. "F - Tanken - F"),
außerdem den Kilometerstand nach Beendigung der Fahrt und die
jeweils gefahrenen Tageskilometer. Diese Angaben ergänzte die GmbH
nachträglich durch eine Auflistung, die sie auf Grundlage eines von F
handschriftlich geführten Tageskalenders erstellt hatte. Diese
Auflistung enthielt Datum, Standort und Kilometerstand des Fahrzeugs zu
Beginn der Fahrt, sowie den Grund und das Ziel der Fahrt.
Während das Finanzamt das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß
beurteilte, war die dagegen vor dem Finanzgericht erhobene Klage
erfolgreich. Das Finanzgericht hielt das Fahrtenbuch für ordnungsgemäß.
Die Kombination aus handschriftlich in einem geschlossenen Buch
eingetragenen Daten und der zusätzlichen, per Computerdatei
erstellten erläuternden Auflistung reichte nach seiner Auffassung
noch aus, um den anzusetzenden geldwerten Vorteil individuell zu
berechnen.
Die dagegen gerichtete Revision des Finanzamts beim BFH war erfolgreich.
Er verwarf das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß, weil die
Fahrten darin nicht vollständig aufgezeichnet sind. Eine vollständige
Aufzeichnung verlangt grundsätzlich Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt
jeder einzelnen Fahrt im Fahrtenbuch selbst. Dem genügten die
Angaben im Streitfall nicht, da sich aus ihnen weder die Zieladresse noch
der konkret besuchte Kunde ergaben. Bei dieser Art der Aufzeichnung waren
weder Vollständigkeit noch Richtigkeit der Eintragungen gewährleistet.
Angesichts dessen konnte es auch nicht ausreichen, die fehlenden
Angaben durch eine erst nachträglich erstellte Auflistung
nachzuholen.
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